Miért nem mindegy, hogyan épülnek fel a munkafolyamatok a rendszerben?
A digitális munkairányítás világában az automatizmusok kétségtelenül csábító lehetőséget kínálnak. Kattintás nélkül továbbított feladatok, automatikus státuszváltások, értesítések, riportok – mindez gyorsaságot, átláthatóságot és rendszerességet ígér. A valóság azonban ennél összetettebb: az automatizmus önmagában még nem jelent hatékonyságot, sőt, ha rosszul van beállítva, akár gátolhatja is a működést.
Mi a baj a rosszul beállított automatizmusokkal?
Egy automatizált feladatkiosztás csak akkor működik jól, ha minden előfeltétel világos. Ha azonban a rendszer „vakon” oszt ki feladatokat – például olyan időpontokra, amikor az illető nem elérhető, vagy nem veszi figyelembe az aktuális munkaterhelést –, akkor nemhogy segíti, inkább akadályozza a munkavégzést.
A rosszul megtervezett automatizmus:
- túltelítheti a munkatársakat irreleváns értesítésekkel;
- elindíthat hibás vagy felesleges folyamatokat;
- átláthatatlanná teheti a feladatok felelőseit;
- és végső soron elidegeníti a kollégákat a rendszertől, ami csökkenti az elfogadottságot.
Automatizálni csak azt érdemes, ami már működik
Gyakori hiba, hogy egy még kiforratlan munkafolyamatra próbálunk automatizmust építeni. Ez olyan, mintha egy instabil szerkezetet betonoznánk be: attól még nem lesz stabil, csak nehezebb lesz rajta változtatni.
Érdemes mindig előbb manuálisan „tesztelni” egy folyamatot. Ha néhány hét után is logikus, következetes és jól működik, akkor lehet lépésenként automatizálni.
Mit jelent a „jó automatizmus”?
A jól beállított automatizmus:
- csökkenti az ismétlődő, monoton műveleteket,
- pontosan illeszkedik a csapat működéséhez,
- könnyen követhető, dokumentált és átlátható,
- nem kiváltja a gondolkodást, hanem segíti a fókuszt.
A rendszer nem gondolkodik helyettünk
Fontos felismerés: a munkairányító szoftver nem fog dönteni, súlyozni, értelmezni – ezt a felhasználóknak kell megtenniük. Az automatizmus nem helyettesíti a vezetői figyelmet és a józan észt. Csak azt érdemes automatizálni, amit már értünk, átlátunk és kézben tartunk.
Gondolkodj előbb, automatizálj utána
Ha szeretnéd, hogy a munkairányító rendszer valóban levegye a terhet a válladról – és ne csak újabb hibák forrása legyen –, érdemes tudatosan kialakítani az automatizmusokat.
Segítünk megtalálni a valóban hasznos beállításokat, és testre szabni a rendszert a csapatod működéséhez.
Beszéljünk róla – kérj ingyenes konzultációt!
