Egy jól működő munkairányító rendszer minden feladatot követ – legalábbis elméletben. A gyakorlat azonban sokkal árnyaltabb: minden csapat életében akadnak olyan feladatok, amelyek nem kerülnek rögzítésre, mégis elvégzik őket. Ezek a „szürke zónába” eső tevékenységek nem jelennek meg se a riportokban, se az erőforrás-tervezésben, mégis rengeteg időt és energiát emésztenek fel.
„Csak gyorsan megcsináltam”
Ismerős az a helyzet, amikor egy munkatárs gyorsan elintéz valamit – felhív egy ügyfelet, átküld egy módosítást, pótol egy hiányosságot –, de nem viszi fel a rendszerbe, mert „kár lenne ezzel is húzni az időt”?
Egy-két ilyen alkalom nem tűnik fel senkinek. De amikor ez hetente többször történik meg, több emberrel, az már komolyan torzíthatja a munkaterhelés és teljesítmény mérését.
Miért veszélyes ez a szürke zóna?
A nem rögzített feladatok:
- elrejtik a valódi munkaterhelést, így torzul az erőforrás-tervezés,
- megnehezítik a visszakövethetőséget, ami konfliktusokhoz vezethet,
- csökkentik a rendszerbe vetett bizalmat, mert a riportok nem tükrözik a valóságot,
- hátrányba hozzák azokat, akik mindent pontosan dokumentálnak.
Ráadásul ezek a spontán feladatok gyakran értékes ügyfélkezelési vagy problémamegoldási helyzetek, amelyekből tanulni lehetne – ha látszanának.
Láthatóvá tenni ≠ túlbürokratizálni
A cél nem az, hogy minden apró lépés külön sort kapjon, hanem az, hogy ne vesszen el semmi lényeges. Ha a csapat tudatosan figyel arra, hogy a „gyorsan megcsináltam” típusú tevékenységek bekerüljenek a rendszerbe (akár egy mozdulattal, utólag is), az máris növeli a transzparenciát és az igazságosság érzetét.
Hogyan segíthet ebben a rendszer?
- Egyszerű rögzítési lehetőségek: mobilról, gombnyomásra hozzáadható feladatok vagy időnapló bejegyzések.
- Időalapú riportálás: ha valaki eltölt 45 percet valamin, de nincs hozzá feladat, a rendszer jelezheti.
- Utólagos feladat-hozzárendelés: így a spontán munkák is visszakereshetők lesznek.
Látható munka = értékelt munka
A jól működő munkairányító rendszer nem csak a tervezett feladatokra figyel – hanem láthatóvá teszi azt is, ami „csak úgy megtörténik”. Ez nemcsak a csapat hatékonyságát növeli, hanem a belső igazságérzetet is erősíti.
Szeretnéd, ha nálatok is jobban látszana, ki mennyit tesz hozzá a közös munkához?
👉 Kérj személyre szabott konzultációt, és segítünk kialakítani a láthatóságot a szürke zónában is!
